Hoe houd je overzicht tijdens het maken van een online cursus? Met een vaste mappenstructuur die je per les kopieert. Eén hoofdmap met de naam van je cursus, daaronder een map per module of les, en daarbinnen steeds dezelfde onderverdeling voor tekst, video, audio en beeld. Zo zie je in één oogopslag wat er al staat en wat nog ontbreekt — en zoek je nooit meer naar dat ene bestand.
Een online cursus maken kost tijd. Tijd die je eigenlijk niet hebt. Wat het extra duur maakt is het zoeken: je dénkt dat je iets gemaakt hebt, weet het niet zeker, gaat zoeken en concludeert dat het er niet is.
Structuur is de sleutel
Door in een vroeg stadium na te denken over hoe je je materiaal ordent, werk je effectiever. Niet omdat opruimen leuk is, maar omdat je grip houdt op een project dat maanden loopt.
Het systeem
- Maak een basismap en bewaar er een kopie van. Die kopieer je elke keer als je aan een nieuwe les begint. Zo is de indeling altijd hetzelfde.
- Noem de hoofdmap naar je cursus. Daaronder komen mappen met de namen van je modules of lessen.
- Deel elke les op dezelfde manier in. Tekst, video, audio, beeld, en wat je verder nodig hebt. Steeds dezelfde namen.
- Nummer je mappen. Dan blijven ze in de volgorde staan waarin je deelnemer ze doorloopt.
De beste structuur is de structuur die voor jou werkt: een beetje intuïtief en makkelijk te begrijpen. Bovenstaande is de mijne — pas hem gerust aan.
Hoe die mappen er in de praktijk uitzien
Om het concreet te maken, de indeling die ik zelf bij elk project kopieer. De nummers vooraan houden alles in de volgorde van je cursus.
- 00 – Basis · de lege lesmap die je elke keer dupliceert
- 01 – Voorbereiding · doelgroepgesprekken, opzet, planning
- 02 – Les 1 · en daarbinnen: tekst, video, audio, beeld, werkbladen
- 03 – Les 2 · precies dezelfde onderverdeling
- 90 – Definitief · alleen wat af is en online mag
- 99 – Archief · oude versies, zodat ze niet in de weg staan
Twee afspraken die het meeste schelen: zet in elke bestandsnaam eerst het lesnummer en dan waar het over gaat (02-schoenen-keuze-v2.mp4), en verplaats iets pas naar 90 – Definitief als het echt af is. Zo is die map altijd de waarheid.
Veelgestelde vragen
Moet ik dit ook doen bij een kleine cursus van vier lessen?
Ja, en het kost je tien minuten. De winst zit niet in de omvang maar in de doorlooptijd: ook een kleine cursus loopt zo drie maanden, en na drie maanden weet niemand meer welke versie de goede was.
Waar bewaar ik het beste mijn videobestanden?
In dezelfde structuur, in de cloud, met de ruwe opnames apart van de gemonteerde versie. Ruwe opnames zijn groot; zet ze desnoods op een externe schijf, maar houd de mapnamen identiek.
Wat doe ik met versies?
Zet het versienummer aan het eind van de bestandsnaam en gooi niets weg tot de cursus draait. Oude versies gaan naar 99 – Archief, niet naar de prullenbak.
Toen en nu
Dit is uit 2017, toen alles nog op je eigen computer stond en ik verwees naar Verkenner en Finder.
Inmiddels zou ik zeggen: zet die structuur in Google Drive, Dropbox of OneDrive. Niet omdat het anders werkt, maar omdat je er dan overal bij kunt, er automatisch versies bewaard blijven en je iemand kunt laten meewerken zonder bestanden te mailen.
De structuur zelf is precies hetzelfde gebleven.