Heb jij ook een bestekbak in de la van je keuken? Loop eens naar je keuken, open deze la eens en kijk er alleen eens naar. Wat valt je dan het eerste op? Precies, er zijn allemaal vakjes in verschillende groottes, met verschillende inhoud. In het ene bakje liggen de messen, daarnaast de vorken en daarnaast de grote lepels. In een kleinere versie liggen de theelepeltjes, gebaksvorkjes en in dat lange smalle grote vak daar ligt het keukengerei.

Of je woont in een studentenhuis, bent je wereld nog aan het ordenen, hecht minder waarde aan structuur en gooit alles gewoon los in de la. Want een bestekbak kost toch alleen maar geld en het bestek zal niet gaan treuren bij afwezigheid van een eigen vakje. Maar je zoekt je wel rot naar die ene spatel, die natuurlijk altijd onderop ligt. En dan heb je weer minder tijd om te leren 😉 of te feesten.

Het voordeel van een mappenstructuur

Een mappen structuur voor je online cursus kan helpend zijn, net zoals die bestekbak in de la van je keuken. Het geeft orde, structuur en bespaard je heel veel zoek werk (lees tijd). Een mappen structuur is de manier waarop je jouw mapjes organiseert op jouw computer. Je kunt makkelijk mapjes bijmaken als je dit nodig vindt. Bijvoorbeeld als je een update op je online cursus maakt door nieuwe extra waarde toe te voegen. Toch zijn er veel mensen die dit lastig vinden en voor die mensen is deze blog.

Zo maak je die online cursus map structuur!

De beste structuur is de structuur die helpend is voor jou. Deze zou een beetje intuïtief moeten zijn en makkelijk te begrijpen. Ik zal je mijn structuur aan bieden in het volgende voorbeeld.

• Maak een mappen template van je sessie met daarin de lessen. Deze ctrl-c (copy) en ctrl-v (paste) je elke keer als je een nieuwe les begint.
• Geef de mappen de namen van een trefwoord. Deze zouden kunnen zijn de naam van de sessie of de les. En heel simpel de naam van de inhoud bij voorbeeld: audio, video, PowerPoint, foto’s, teksten, opdrachten, ondersteunende email. In elke map kun je ook nog submappen aanmaken bij voorbeeld in de map video: origineel, bewerkt, tumbnails, lower thirds, uiteindelijk.
• Houd de mappen uniek. Dit houdt in dat je een bestand slechts op één plek bewaard. Daar waar die hoort. Ik ga ervan uit dat je van al je recente gegevens, minimaal één keer per week, een back-up maakt.

Zo maak je fantastische bestandsnamen!

Het organiseren van de mappen van je online cursus is de helft van het werk. De ander helft is het goed benoemen van de individuele bestanden in deze mappen. Een bestand bestaat uit twee onderdelen: de naam en de extensie achter de punt. De extensie wordt bepaald door het software programma dat je hebt gebruikt.  Ook hier geldt de beste bestandsnaam is de bestandsnaam die voor jou werkt. Om de bestandsnamen werkbaar te houden heb ik hier toch vier voorstellen die je kunt mee nemen bij het maken van deze fantastische bestandsnamen.

1. Elk bestand krijgt een eigen naam
2. De naam zou een indicatie moeten geven wat er in het bestand zit
3. In de termen die jij in je onderneming gebruikt bijvoorbeeld: les, workshop, cursus of training
4. Makkelijk te herkennen

Bonus tips

• Gebruik_underscores bij een bestandsnaam. Een spatie wordt niet door elk software programma geaccepteerd. Met alle gevolgen van dien als je het document in een ander software programma dan waarmee het gemaakt is opent.
• Gebruik geen speciale karakters. Ook dit vinden software programma’s niet zo leuk.

Het mooie van bovenstaande systematische manier van werken is dat het je tijd gaat schelen. Heel veel tijd. Geen zoekwerk meer en frustraties dat je bestanden kwijt bent. Door in een vroeg stadium van het maken van je online training na te denken over structuren en systemen rondom je mappen en bestanden werk je effectief. Je kunt op je PC gebruik maken van de verkenner van Windows, bij een Mac heet deze de Finder.

Ben jij er klaar voor om een online cursus te gaan maken?

Creatieve groet,

Onne